POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES DONNEES PERSONNELLES AU SEIN DE AFRICA FINANCES
La présente politique de confidentialité est fondée sur l’article 415 figurant au livre cinquième du code du numérique relatif à la Protection des Données à caractère personnelle.
Elle mentionne la preuve de l’accomplissement des formalités préalables auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) et vous aide à comprendre quelles informations nous collectons et traitons dans notre structure, les données personnelles, les finalités visées ainsi que la politique de management mis en place aux fins de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles et de la vie privée en République du Bénin.
Veuillez lire attentivement cette Politique de confidentialité qui nous engage.
Responsable du traitement
Le responsable des traitements de vos données personnelles est AFRICA FINANCES, représenté par la Directrice Générale Mme. Valentine M. Huguette P. ADOUKONOU.
Contact téléphonique : +229 01 65 97 82 43 / 01 65 61 53 52
Adresse email : secretariat@africafinances.com ; sfd.africafinances@gmail.com
Formalités préalables
Les traitements ci-après ont fait l’objet de formalités de demande d’autorisation préalable auprès de l’Autorité de Protection des données Personnelles (APDP) conformément aux dispositions du Livre 5 du Code du Numérique relatives à la protection des données personnelles en République du Bénin.
I. Gestion des clients
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données traitées dans le cadre de la gestion des clients (Ouverture de compte/Gestion du portefeuille client) concernent : Pièce d’identité, Attestation de résidence ou CIP, Photo d’Identité, Téléphone, Email, IFU, Profession, Situation Matrimoniale, Adresse (Quartier, Commune, Département), Signature, Langue parlée (Permet d’évaluer le taux de pénétration de la population autochtone), Nombre d’enfants, Sexe, Personne apparentée à contacter en cas de besoin (Nom, Prénoms, Contact.), Conjoint.e (Nom, Prénoms, Contact.), Filiation (Nom, Prénoms des parents ou du tuteur, Contact.), Fiche de paie, Garanties matérielles (Convention de parcelle), Relevé Bancaire, Copie du RCCM, Contrat de travail, Contrats de prestations, Agréments, Bons de commande, Photo complète, Pièce d’Identité, Avaliseur (Pièce d’Identité, Adresse, Profession, Contact, Signature, Niveau de revenu, Photo complète)
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion des clients font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, communication, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci-dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion des clients sont traitées pour les finalités suivantes :
- Gestion des opérations d’ouverture de compte
- Gestion du portefeuille Crédit et de l’Epargne
- Gestion des recouvrements
- Gestion de la tontine
- Identification des clients
- Evaluation du taux de pénétration de la population autochtone.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i.Communication des données
Dans le cadre du respect de ses obligations légales, notamment envers les autorités de contrôle et de tutelle, AFRICA FINANCES peut être amenée à communiquer à la CENTIF, à l’ANSSFD Bénin, au Consortium ALAFIA (APSFD), à la BCEAO, à la Commission Bancaire, à la MAIN et à la FINAO des informations financières concernant ses clients.
ii. Transfert des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des clients sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture des comptes clients ou de la cessation des relations d’activités avec l’institution conformément à l’article 23 de la loi 2024 du 20 Février 2024 portant sur le blanchiment de capitaux et la prolifération des armes de destruction massives.
II. Gestion des prospects
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données traitées dans le cadre de la gestion des prospects concernent : Nom, Prénoms, Contacts (Numéro de téléphone, Email), Adresse.
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion des prospects font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci-dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion des prospects sont traitées pour assurer le suivi et l’adhésion des prospects au portefeuille client.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i. Communication des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucune communication.
ii. Transfert des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des prospects sont conservées pour une durée de 5 ans à compter de la saturation du cahier de renseignement.
III. Gestion des salariés
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données traitées dans le cadre de la gestion des salariés concernent : Contrats de travail et de stage, Nom, Prénoms, Pièce d’identité, Acte Naissance, Photo d’Identité, Casier Judiciaire, Attestation de résidence, Copie de la carte CNSS), Poste, Signature, Certificat médical, Diplômes et attestations de formation, Preuves des expériences professionnelles, Acte de mariage (Nécessaire pour connaitre la situation matrimoniale du salariés, la gestion des allocations familiale par la CNSS et la prise en charge sanitaire des conjoint.es), Enfants (Acte de naissance et Photo d’identité.), Conjoint.e (Pièce d’identité et Photo d’identité.), Parents (Pièce d’identité, Nom, Prénom, Profession, Adresse, Numéro de téléphone.).
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion des salariés font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, communication, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci-dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion des salariés sont traitées pour les finalités suivantes :
- Suivi de la carrière et formalités de déclaration à la CNSS (Embauchage, Débauchage, Allocation familiale, Déclaration des accidents).
- Prise en charge sanitaire des salariés, enfants et conjoint.es
- Ouverture de compte salaire, établissement des contrats de travail
- Tenue du registre employeur, gestion des congés et des retraites
- Gestion de la paie et contrôle de présence au poste.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i. Communication des données
Pour le respect de ses obligations légales, AFRICA FINANCES est amenée à communiquer des informations de ses salariés à la CNSS, à la Direction Générale du Travail et à la Direction Générale des impôts.
AFRICA FINANCES communique également les données de ses salariés aux compagnies d’assurance suivantes dans le cadre de la prise en charge sanitaire de leur personnel :
- L’Africaine des assurances
- La mutuelle de santé de Cotonou.
ii. Transfert des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des salariés sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la rupture de la relation contractuelle.
IV. Gestion des recrutements
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données traitées dans le cadre de la gestion des recrutements concernent : Lettre de motivation, Pièce d’identité, Diplômes et preuves des expériences (Attestions de travail), Photo complète, Attestation de formation, CV.
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion des recrutements font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci-dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion des recrutements sont traitées pour examiner et étudier les dossiers de candidature afin de sélectionner le meilleur profil pour le poste à pourvoir.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i. Communication des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucune communication.
ii. Transfert des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des recrutements sont conservées pour une durée de 3ans à compter de la clôture du processus de recrutement.
V. Gestion des Fournisseurs/Prestataires
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion des Fournisseurs/Prestataires concernent :
- Personne physique : IFU, la Pièce d’identité/CIP/ Carte biométrique, passeport, le bon de commande, la facture normalisée, bon de livraison et bon de réception, le numéro de téléphone, l’adresse géographique, les informations sur la commande, la signature.
- Personne morale : IFU, RCCM, la papier entête, le bon de commande, la facture normalisée, bon de livraison et bon de réception, le numéro de téléphone, l’adresse géographique, les informations sur la commande, la signature.
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion des Fournisseurs/Prestataires font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci- dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion des Fournisseurs/Prestataires sont traitées pour les finalités suivantes :
- Identification du prestataire
- Examen des dossiers et sélection des prestataires
- Gestion de la passation des marchés
- Gestion des achats, des prestations et des paiements.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i. Communication des données :
Pour le respect de ses obligations légales, AFRICA FINANCES est amenée à communiquer des informations de ses prestataires/fournisseurs à la Direction Générale des impôts.
ii. Transfert des données :
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des Fournisseurs/Prestataires sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la date du dernier paiement perçu.
VI. Gestion du Site web et des Plateformes sociales
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données traitées dans le cadre de la gestion du Site web et des Plateformes Sociales concernent : Nom, Prénoms, Contacts, email, Localité.
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion du Site web et des Plateformes Sociales font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, transfert, modification, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci-dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion du Site web et des Plateformes Sociales sont traitées pour la l’identification des internautes et la prise en charge de leurs demandes.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i. Communication des données
Les données collectées et traitées ne font l’objet d’aucune communication.
ii. Transfert des données
Les données collectées et traitées sont hébergées auprès de PlanetHoster dont les serveurs sont implantés en Laval au Canada.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion du Site web et des Plateformes Sociales sont conservées pour une durée de 5 ans à compter de dernière demande de l’internaute.
VII. Gestion de la vidéosurveillance
1. Les données personnelles objet du traitement
Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion de la vidéosurveillance concernent : les images.
2. Les opérations effectuées
Les informations recueillies dans le cadre de la gestion de la vidéosurveillance font l’objet des opérations suivantes : Collecte, enregistrement, consultation, utilisation, exploitation, modification, effacement, mis à jour et conservation destinée à l’atteinte des finalités ci- dessous mentionnées.
3. La/les finalité(s) du/des traitement(s)
Les informations recueillies pour la gestion de la vidéosurveillance sont traitées pour les finalités suivantes :
- Sécurité des personnes et des biens
- Protection des abords des bâtiments.
4. Destinataires des Données personnelles communication et transfert
i.Communication des données :
Les données collectées par le dispositif de la vidéosurveillance peuvent être communiquées, uniquement sur réquisition, aux autorités administratives et judiciaires pour les besoins d’enquêtes.
ii.Transfert des données :
Les enregistrements de la vidéosurveillance ne font l’objet d’aucun transfert.
5. Durée du traitement, conservation et stockage
Les données personnelles collectées dans le cadre de la gestion de la vidéosurveillance sont conservées pour une durée de 06 mois. Au-delà de ce délai, les données collectées sont automatiquement supprimées de l’unité d’enregistrement.
VIII. Les droits des personnes concernées à propos des traitements
La loi vous donne sur vos données personnelles les droits suivants :
Droit d’accès aux informations collectées ;
Droit d’interrogation ;
Droit de modification :
Droit de rectification ;
Droit à la portabilité ;
Droit d’opposition au traitement ;
Droit de suppression de données ;
Droit à l’oubli ;
Droit à la réparation.
Vous pouvez consulter la définition de ces droits à l’adresse (www.apdp.bj).
Vous pouvez exercer vos droits en écrivant, au responsable de traitement par courrier à déposer au secrétariat administratif de la Direction Générale ou par mail aux adresses ci-après :
– siège : +229 01 65 97 82 43 / 01 65 61 53 52
– email : secretariat@africafinances.com ; sfd.africafinances@gmail.com
Nous garantissons une réponse à vos demandes dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de votre demande.
IX. Mesures de sécurité
Une importance particulière est accordée à la sécurité de vos données à caractère personnel.
A ce titre, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre par notre structure pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de la conception des applications ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils (informatiques) qui permettent le traitement des données à caractère personnel, nous nous assurons, le cas échéant auprès des éditeurs de tels outils, qu’ils ont pris en compte le respect des principes de protection des données par défaut et dès la conception.
X. Plaintes
Lorsque vous estimez qu’il y a eu violation de vos droits, vous avez la possibilité de saisir le responsable de traitement par courrier à déposer au secrétariat administratif de la Direction Générale ou par mail à l’adresse : secretariat@africafinances.com ; sfd.africafinances@gmail.com
Si après cette démarche, vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’APDP :
Siège de l’institution Rue 6076 Aïdjèdo Cotonou
Email : contact@apdp.bj
Ceci est sans préjudice d’un recours devant un tribunal compétent.
XI. Pour en savoir plus
Si vous avez d’autres questions ou commentaires concernant le traitement de vos données personnelles, n’hésitez pas à contacter le Délégué à la Protection des Données Personnelles :
Soit par e-mail à : dpo@africafinances.com
Soit par téléphone : +229 01 65 97 82 43 / 01 65 61 53 52